هل تعتقد أن الورق رخيص؟ فكر مرة أخرى. التكلفة الحقيقية لإدارة المستندات الورقية تتجاوز بكثير سعر الورقة والحبر. إليك العلامات التي تدل على أن نظام الأرشفة التقليدي يستنزف ميزانيتك:
1. مساحات التخزين المهدرةتخيل تكلفة المتر المربع في مكتبك. الآن، احسب المساحة التي تحتلها خزائن الملفات والأرشيف. هذه مساحة يمكن استغلالها لمكاتب موظفين جدد أو تقليلها لتوفير الإيجار.
2.الوقت الضائع في البحثتشير الدراسات إلى أن الموظف يقضي ساعات أسبوعياً فقط للبحث عن الملفات المفقودة أو المؤرشفة بشكل خاطئ. الوقت هو المال، والبحث اليدوي هو هدر صريح للموارد.
3. تكاليف الطباعة والصيانةأحبار، طابعات، صيانة دورية، وأوراق.. فواتير شهرية تتراكم بصمت لتشكل مبلغاً ضخماً في نهاية العام.
حريق بسيط، تسرب مياه، أو حتى ضياع ورقة مهمة قد يكلف الشركة عقوداً بالملايين أو غرامات قانونية. الأرشفة الورقية لا توفر "نسخاً احتياطياً".
انتظار توقيع المدير الموجود خارج المكتب يعطل المشاريع. الأرشفة الورقية تقتل الإنتاجية.
يوفر نظام مستند حلاً فورياً لهذه المشاكل. من خلال التحول إلى الأرشفة الإلكترونية، تتخلص من تكاليف التخزين المادي، وتتيح البحث الذكي الذي يجد المستند في ثوانٍ، وتضمن نسخاً احتياطية آمنة في السحابة.
لمزيد من التفاصيل حول نظام مستند يمكنكم زيارة موقعنا من خلال النقر هنا
كما يمكنكم تجربة النظام الآن مجاناً من خلال النقر هنا
التواصل معنا عبر البريد الإلكتروني من خلال النقر هنا