الأرشفة الإلكترونية vs التخزين السحابي (Google Drive): لماذا تحتاج لنظام متخصص؟

كثيراً ما يسألنا العملاء: "لدينا Google Drive أو Dropbox، لماذا نحتاج إلى نظام إدارة مستندات (DMS) مثل مستند؟". الإجابة تكمن في الفرق بين "تخزين" الملفات و"إدارة" الوثائق.

الفرق الجوهري: التخزين مقابل الإدارة

برامج مثل Google Drive هي بمثابة "قرص صلب" على السحابة. هي ممتازة للملفات الشخصية، لكنها تفتقر لهيكلية الأعمال. أما نظام مستند فهو مصمم لدورة حياة الوثيقة كاملة.

مميزات لن تجدها في التخزين العادي:

1. البيانات الوصفية (Metadata): في مستند، لا تحفظ الملف فقط، بل تحفظ بياناته (تاريخ الانتهاء، النوع، القسم)، مما يجعل البحث دقيقاً ومفلترًا.
2. أتمتة سير العمل (Workflows): التخزين السحابي لا يرسل المستند للمدير المالي للموافقة ثم للمدير العام للتوقيع تلقائياً. مستند يفعل ذلك.
3. سجلات التدقيق (Audit Trails): هل تعرف من قام بطباعة الملف أو تحميله؟ أنظمة DMS توفر رقابة صارمة لا تتوفر في التخزين العادي.
4. الربط بالأنظمة (Integration): مستند مصمم ليتكامل مع أنظمة الموارد البشرية والـ ERP لديك.

إذا كنت شركة ناشئة صغيرة جداً، قد يكفيك التخزين السحابي. لكن إذا كنت تبحث عن الحوكمة، الأمان، وتنظيم العمل المؤسسي، فأنت بحاجة لنظام متخصص مثل مستند.

• س: ما الفرق بين نظام إدارة المستندات (DMS) والتخزين السحابي؟

• ج: DMS يوفر أدوات للتحكم في الصلاحيات، أتمتة سير العمل، الأرشفة القانونية، والبحث المتقدم، بينما التخزين السحابي مجرد مساحة لحفظ الملفات.

• س: هل يمكن نقل الملفات من Google Drive إلى مستند؟

• ج: نعم، يوفر مستند خاصية الاستيراد الجماعي لرفع وتنظيم ملفاتك الحالية بسهولة.
  
  _______________________________________________________________________________
  

  لمزيد من التفاصيل حول نظام مستند يمكنكم زيارة موقعنا من خلال النقر هنا 
  
  كما يمكنكم تجربة النظام الآن مجاناً من خلال النقر هنا
  

  التواصل معنا عبر البريد الإلكتروني من خلال النقر هنا