اسأل أي مدير موارد بشرية عن أكثر شي ياكل وقته، والجواب في الغالب مو التوظيف ولا تطوير الموظفين. الجواب: الأوراق.
عقود التوظيف. ملفات الموظفين. شهادات الخبرة. طلبات الإجازات. تقارير الأداء. كل موظف في المؤسسة ينتج عشرات الوثائق طول دورة حياته الوظيفية. في مؤسسة فيها مية موظف، أنت تتكلم عن آلاف الوثائق تحتاج تنظيم وحفظ مستمر.
السرية: ملف الموظف فيه بيانات شخصية وراتب وتقييمات وأمور حساسة. حفظها في مجلد مشترك يوصله الجميع مو بس فوضى، هو انتهاك للخصوصية. نظام إدارة المستندات للموارد البشرية يحل هذه المشكلة بالتحكم الدقيق في صلاحيات الوصول.
الاستمرارية: ملف الموظف يبدأ من يوم التقديم وما ينتهي حتى بعد مغادرته. سنوات من الوثائق المتراكمة، كل وحدة مرتبطة بتاريخ ومرحلة محددة. بدون نظام DMS، هذا التاريخ يضيع.
الالتزام النظامي: نظام العمل السعودي يُلزم بحفظ سجلات الموظفين لفترات محددة. التقصير في ذلك مو بس فوضى إدارية، قد يترتب عليه عواقب قانونية. وهنا يصير نظام إدارة المستندات المتوافق مع الحوكمة ضرورة لا خيار.
في "مستند"، تقدر تنشئ ملف رقمي كامل لكل موظف، مع تحديد دقيق لمين يقدر يوصله. الوثائق مصنفة، مؤرخة، وقابلة للبحث الفوري. ولما يغادر الموظف، ملفه يبقى محفوظاً حسب المتطلبات النظامية.
الموارد البشرية ما تحتاج أوراق أكثر. تحتاج نظام يحررها منها عشان تتفرغ لمهمتها الحقيقية.
تواصل مع فريق مستند وعرف كيف تنظم ملفات موظفيك بالكامل.