مجموعة شركات. كل شركة عندها طريقتها في حفظ الوثائق. الأولى تحفظ في مجلدات على الشبكة. الثانية تعتمد على البريد الإلكتروني. الثالثة عندها نظام قديم ما يتكامل مع أحد. المدير التنفيذي يريد صورة كاملة عن وضع العقود والمستندات في كل الشركات. يحتاج يجمع المعلومات من ثلاثة مصادر مختلفة، بثلاثة أساليب مختلفة، في ثلاثة أوقات مختلفة.
هذا مو إشراف. هذا ملاحقة.
المجموعة التي تدير شركات متعددة تواجه تحدياً مختلفاً عن الشركة الواحدة. التحدي مو في كيفية حفظ الوثائق فقط، بل في كيفية الإشراف على الوثائق عبر كيانات متعددة من مكان واحد.
لما كل شركة تشتغل بمعزل في إدارة وثائقها، الحوكمة تضعف. القرارات تُبنى على معلومات جزئية. المخاطر تتراكم دون أن يلاحظها أحد من الإدارة المركزية. وأي مراجعة خارجية تصير عبئاً لأن المعلومات مبعثرة.
غياب الرؤية المركزية: المدير التنفيذي ما يقدر يعرف وضع العقود والوثائق في كل الشركات دون ما يسأل كل مدير على حدة. القرارات الاستراتيجية تُبنى على صورة ناقصة.
تفاوت مستوى الالتزام: شركة في المجموعة تلتزم بسياسات حفظ الوثائق، وثانية ما تلتزم. بدون إشراف مركزي، هذا التفاوت ما يُكتشف حتى تأتي مراجعة خارجية.
صعوبة التدقيق: لما تطلب جهة رقابية وثائق من أكثر من شركة في المجموعة، جمع هذه الوثائق من أنظمة مختلفة يستغرق وقتاً وجهداً كبيراً.
نظام إدارة المستندات المصمّم للمجموعات يتيح للإدارة المركزية رؤية كاملة لوثائق كل الشركات من مكان واحد، مع الحفاظ على استقلالية كل شركة في إدارة ملفاتها اليومية.
في "مستند"، تقدر تنشئ بيئة مستقلة لكل شركة في المجموعة، وفي نفس الوقت تمتلك لوحة إشراف مركزية ترى من خلالها وضع الوثائق والموافقات والعقود عبر كل الكيانات. كل شركة تشتغل باستقلالية، والإدارة العليا تشوف الصورة كاملة.
الحوكمة مو شعار. هي نظام يشتغل يومياً.
اطلب عرضاً تجريبياً مجانياً اليوم، أو احجز جلسة استشارية، أو تواصل معنا مباشرة لطلب عرض مؤسسي مع فريق مستند لتقييم احتياجات مؤسستك.