تعرف على كفاءة نظامك هل تقدر توصل لعقد أي فاتورة خلال ثواني؟

تعرف على كفاءة نظامك هل تقدر توصل لعقد أي فاتورة خلال ثواني؟

الوثائق المالية في معظم المؤسسات تعيش في عوالم منفصلة. الفواتير في نظام المحاسبة. أوامر الشراء في بريد المشتريات. العقود في مجلد على الشبكة ما أحد يعرف كيف منظم. كل رقم في النظام المالي مرتبط بوثيقة، لكن الوثيقة في مكان آخر.

حين يحتاج المدير المالي يراجع صفقة، يجمع معلومات من مصادر متعددة. كل مصدر يتطلب وقتاً. والوقت في المحاسبة مال.

المشكلة: المطابقة اليدوية تفتح باب الأخطاء

المطابقة بين فاتورة وأمر شراء وعقد، حين تتم يدوياً من مصادر مختلفة، تستغرق وقتاً أكثر مما يجب وتفتح باب الأخطاء. رقم خاطئ في فاتورة ما يُكتشف لأن ما أحد ربطها بالعقد الأصلي. مورد ينتظر دفعة لأن أحداً ما يقدر يجد وثيقة الموافقة.

التأثير: أربع مشاكل تظهر في نهاية كل فترة مالية

التأخير في الدفع: فاتورة لا تُوافق عليها لأن العقد الأصلي ما يُلقى. المورد ينتظر. العلاقة تتأثر.

الأخطاء المحاسبية: مطابقة يدوية بين وثائق من مصادر مختلفة تفتح باب الأخطاء التي تُكتشف متأخراً.

صعوبة التدقيق المالي: حين يأتي المدقّق الخارجي، جمع الوثائق المالية من مصادر مختلفة يستغرق أياماً.

التأخير في إغلاق الحسابات: الفريق يقضي وقتاً طويلاً يبحث عن وثائق بدل التركيز على التحليل والتقارير.

الحل: وثائق مالية مرتبطة بعملياتها

في "مستند"، الوثائق المالية تُحفظ مرتبطةً بسياقها الكامل. فاتورة مع عقدها. أمر شراء مع عرض السعر. محضر الاستلام مع الفاتورة المقابلة. المطابقة اللي كانت تاخذ يومين صارت تاخذ دقائق.

والمدقّق الخارجي لما يطلب وثائق صفقة معينة، يجدها كاملة في مكان واحد خلال ثواني.

اطلب عرضاً تجريبياً مجانياً اليوم، أو احجز جلسة استشارية، أو تواصل معنا مباشرة لطلب عرض مؤسسي مع فريق مستند لتقييم احتياجات مؤسستك.