في المؤسسات نوعين. النوع الأول يعرف وين كل مستند، مين أنشأه، ومتى تعدّل. قراراته مبنية على معلومات موثقة وسهلة الوصول، لأن عنده نظام إدارة مستندات حقيقي.
النوع الثاني غارق في الأوراق. المستندات في البريد، في الواتساب، في أدراج المكاتب، في ذاكرة الموظفين. كل قرار يسبقه بحث. الطاقة اللي المفروض تروح للنمو، تروح للإدارة.
السرعة: الشركة اللي تاخذ أسبوع تلقى معلومة تحتاجها لقرار عاجل تخسر أمام منافس يلقاها في دقيقة. التحول الرقمي وإدارة الوثائق هو اللي يحدد هذا الفرق.
الثقة: العميل اللي يشوف موظفك يبحث حائر عن عقده يعيد النظر في تعامله معك.
النمو: المؤسسة اللي تعتمد على ذاكرة موظفيها لا على نظام DMS مؤسسي، تحمل خطر يكبر مع كل موظف يغادر.
الامتثال: لما تجي جهة رقابية وتطلب وثيقة من ثلاث سنوات، المؤسسة اللي تملك وثائقها تجيب الجواب في دقائق. الثانية تبدأ رحلة بحث.
التحول الرقمي يبدأ من أبسط سؤال: هل تعرف وين معلوماتك؟ بناء أرشيف إلكتروني مؤسسي موثوق هو الخطوة الأولى مو الأخيرة. الشركات اللي تملك وثائقها ما ولدت كذا. اتخذت قرار في يوم ما. والقرار مو صعب.
ابدأ مع مستند وحوّل فوضى الوثائق لنظام يشتغل لصالحك.