الأرشفة الإلكترونية مو مجرد مسح ضوئي!

الأرشفة الإلكترونية مو مجرد مسح ضوئي!

كثير من المؤسسات لما تقرر تتخلص من الأوراق، تبدأ بشراء ماسح ضوئي وتوظيف موظف يمسح الوثائق ويحفظها في مجلد على الشبكة. بعد سنة، يكتشفون إن المشكلة ما حُلّت. بدلاً من أوراق في الأدراج، صار عندهم آلاف الملفات في مجلدات فوضوية لا أحد يعرف كيف يبحث فيها.

الأرشيفة الإلكترونية الحقيقية مو عملية مسح. هي نظام متكامل يضمن إن كل وثيقة لها مكان محدد، واسم موحد، وتصنيف واضح، وصلاحيات وصول دقيقة، وقابلية بحث فورية.

الفرق بين التخزين والأرشيفة

التخزين يعني إن الملف موجود رقمياً. الأرشيفة تعني إن الملف موجود ومنظم ومحمي وقابل للاسترجاع في أي وقت.

المؤسسة التي تخزّن وثائقها في مجلدات مشتركة على الشبكة تعتقد إنها أرشفت. لكن لما يطلب مدير تقرير عقد من 2021، ويبدأ الموظف يفتح مجلداً بعد مجلد، الحقيقة تظهر: التخزين ما يكفي.

نظام الأرشيفة الإلكترونية الصح يعمل على ثلاثة محاور:

التصنيف التلقائي: كل وثيقة تُرفع تُصنّف حسب نوعها وتاريخها والجهة المرتبطة بها. مو بالاعتماد على الموظف.

البحث الذكي: تكتب كلمة أو رقم أو اسم، ويطلع لك كل مستند ذي صلة في ثواني. حتى لو الوثيقة الأصلية ورقة ممسوحة عبر تقنية OCR.

الحفظ الآمن: صلاحيات محددة لكل شخص، وكل تعامل مع الوثيقة مسجّل، والملف مشفّر.

ليش هذا مهم الحين تحديداً؟

السوق السعودي يتحرك بسرعة نحو اشتراطات رقمية من جهات حكومية متعددة. المؤسسة التي تبني نظام أرشيفة إلكترونية صح الحين ما تعاني لاحقاً لما تصير هذه الاشتراطات إلزامية.

في "مستند"، نظام الأرشيفة الإلكترونية مبني على هذه المحاور الثلاثة من البداية. ما تحتاج تضيف أدوات منفصلة أو تربط أنظمة مختلفة. كل شيء في مكان واحد.

اطلب عرضاً تجريبياً مجانياً اليوم، أو احجز جلسة استشارية، أو تواصل معنا مباشرة لطلب عرض مؤسسي مع فريق مستند لتقييم احتياجات مؤسستك.