خمس علامات تؤكد أن شركتك تخسر الأموال بسبب الأرشفة الورقية

هل تعتقد أن الورق رخيص؟ فكر مرة أخرى. التكلفة الحقيقية لإدارة المستندات الورقية تتجاوز بكثير سعر الورقة والحبر. إليك العلامات التي تدل على أن نظام الأرشفة التقليدي يستنزف ميزانيتك:

تخيل تكلفة المتر المربع في مكتبك. الآن، احسب المساحة التي تحتلها خزائن الملفات والأرشيف. هذه مساحة يمكن استغلالها لمكاتب موظفين جدد أو تقليلها لتوفير الإيجار.

تشير الدراسات إلى أن الموظف يقضي ساعات أسبوعياً فقط للبحث عن الملفات المفقودة أو المؤرشفة بشكل خاطئ. الوقت هو المال، والبحث اليدوي هو هدر صريح للموارد.

أحبار، طابعات، صيانة دورية، وأوراق.. فواتير شهرية تتراكم بصمت لتشكل مبلغاً ضخماً في نهاية العام.

4.خطر التلف والضياع

حريق بسيط، تسرب مياه، أو حتى ضياع ورقة مهمة قد يكلف الشركة عقوداً بالملايين أو غرامات قانونية. الأرشفة الورقية لا توفر "نسخاً احتياطياً".

5.بطئ دورة العمل

انتظار توقيع المدير الموجود خارج المكتب يعطل المشاريع. الأرشفة الورقية تقتل الإنتاجية.

الحل: التحول الرقمي مع "مستند"

يوفر نظام مستند حلاً فورياً لهذه المشاكل. من خلال التحول إلى الأرشفة الإلكترونية، تتخلص من تكاليف التخزين المادي، وتتيح البحث الذكي الذي يجد المستند في ثوانٍ، وتضمن نسخاً احتياطية آمنة في السحابة.

• س: كم يوفر نظام الأرشفة الإلكترونية على الشركات؟

• ج: يمكن أن يوفر ما يصل إلى 30-40% من التكاليف التشغيلية المتعلقة بالطباعة، التخزين، ووقت الموظفين الضائع.

• س: هل نظام مستند يلغي الحاجة للورق تماماً؟

• ج: نعم، يهدف مستند لتحويل بيئة العمل إلى بيئة لا ورقية من خلال التوقيع الإلكتروني والأرشفة الرقمية.
  
  
  • ____________________________________________________________________

  لمزيد من التفاصيل حول نظام مستند يمكنكم زيارة موقعنا من خلال النقر هنا 
  
  كما يمكنكم تجربة النظام الآن مجاناً من خلال النقر هنا
  

  التواصل معنا عبر البريد الإلكتروني من خلال النقر هنا